Nous mettons tous les documents dans Banqup dès que possible, car la plateforme fait tout le travail pour nous

Christophe Meesters a créé Fiscotax en 1997 et, avec ses quatre employés permanents, il conseille un vaste portefeuille de clients, des multinationales au petit indépendant du coin. Christophe : "Aux grandes entreprises, nous donnons principalement des conseils en matière de numérisation et nous effectuons également des évaluations pour elles. À notre tour, nous guidons les supermarchés de quartier, les concessionnaires automobiles ou les marchands de journaux de A à Z. Comme nous sommes un bureau entièrement numérique, nous les faisons vraiment entrer dans le XXIe siècle."

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En grande partie plug-and-play

Christophe a entendu parler de Banqup pour la première fois par l'IAB, qui est co-sponsor de la plateforme communautaire. " Un jour, j'ai vu une promotion sur Banqup : dix bureaux étaient autorisés à utiliser Banqup dans la phase de démarrage", se souvient Christophe."J'ai sauté sur l'occasion immédiatement, car j'étais très curieux de voir ce que la plateforme avait à offrir. Nous avons utilisé de nombreux programmes dans le passé, mais ils n'ont jamais répondu parfaitement à mes attentes. Avec Banqup, c'est une histoire complètement différente".

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Pour Christophe, la plateforme devait répondre à des critères stricts.  "Le fait que Banqup soit soutenu par UnifiedPost crée bien sûr beaucoup de confiance, mais aussi immédiatement des attentes. Vous savez à l'avance qu'il respecte toutes les règles et qu'il s'agit d'une plateforme sécurisée. Mais en outre, il était également important pour moi qu'il s'agisse d'un système simple, capable de traiter les factures correctement et de les reconnaître rapidement. Un autre grand avantage de Banqup  est le fait qu'il est largement plug-and-play. Tout le monde au bureau devait être capable de travailler avec lui sans problème."

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Largement testé

Avant de déployer la plateforme à l'ensemble de sa clientèle, Christophe l'a d'abord testée en interne pendant un an. "Par le passé, nous avons fait l'erreur de passer tout de suite à un nouveau système et cela ne s'est pas du tout bien passé. Par exemple, il était impossible de saisir une facture avec deux taux de TVA ou de travailler avec des exercices continus. Pour Banqup, nous avons donc décidé de l'essayer d'abord et de l'évaluer ensuite de manière approfondie. Cette évaluation était si positive que nous offrons Banqup à nos clients depuis le début de cette année. Pour convaincre les clients de passer également à Banqup, j'ai organisé quelques petits séminaires dans nos locaux."

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Après la période d'essai, environ 80 % du portefeuille de clients de Fiscotax utilise déjà Banqup. Christophe : "Nos clients ou employés scannent les factures dans leur propre environnement Banqup, où elles sont converties au format UBL. Tout commence en fait par l'automatisation des processus robotiques : en arrière-plan, les UBL sont récupérées puis traitées dans le progiciel de comptabilité ExpertM. C'est la même chose pour le CODA, les relevés de compte bancaire numériques et les fichiers SODA pour les réservations du personnel. Ensuite, un lien est établi avec Silverfin, sur lequel les données sont mises à jour. De cette façon, les clients peuvent accéder à tous les documents presque en temps réel."

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Les avantages sont nombreux

Outre le fait que Banqup est une plateforme conviviale et que les factures sont bien traitées et reconnues rapidement, elle offre de nombreux autres avantages à Christophe. "Pour le traitement des factures, c'est vraiment la plateforme idéale, et elle répond aussi le mieux à mes besoins en tant que comptable. La grande différence avec les autres plateformes est qu'avec Banqup, vous gardez le contrôle sur l'UBL et le document à tout moment, et vous décidez comment le traitement doit être effectué. L'UBL arrive, se trouve dans le dossier de Banqup et je choisis le programme dans lequel l'importer. Avec de nombreux autres systèmes, vous n'avez pas cette liberté. Une fois que l'UBL est traitée, vous n'avez absolument aucun contrôle sur le fichier avec d'autres systèmes. Il est également important que nous conservions la propriété de l'UBL en tant que telle. Après tout, les UBL traitées sont stockées sur notre propre serveur."

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La situation financière

La question du coût a également joué un rôle dans le processus de décision de Christophe :  "Banqup est pratiquement gratuit, grâce notamment à l'apport de l'IAB, ce qui est assez unique. J'ai écouté les autres parties et là, on parle de milliers d'euros rien que pour la mise en œuvre, et puis il y a les coûts mensuels. Ce sont des coûts que je ne peux pas vendre à mes clients."

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Mais ce n'est pas le seul avantage financier, car selon Christophe, Banqup rapporte même de l'argent."Depuis le peu de temps que nous utilisons la plateforme, nous sommes devenus beaucoup plus efficaces. Pour nous, il est important que tous les documents soient dans Banqup le plus rapidement possible, car alors le travail est réellement fait pour nous. Je remarque également qu'il y a moins de stress au bureau. Pour la plupart, tout est préparé correctement, ce qui nous permet d'aller beaucoup plus vite."

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L'initiation au paiement n'est plus une utopie

Le fait que Fiscotax puisse également initier des paiements via Billtobox dans un avenir très proche rend Christophe très heureux.  "J'ai été informé que ces paiements sont actuellement en phase pilote et que cette fonction sera bientôt généralisée à tous. C'est un moment que beaucoup attendent avec impatience. Les clients auront alors eux-mêmes une vue d'ensemble complète et pourront suivre tous les paiements : quel client a déjà payé, quel fournisseur doit encore être payé... Je prédis déjà que nous allons assister à une grande réaction à ce moment-là. Ceux qui pourraient encore avoir des doutes maintenant vont alors se renseigner."