Dank Banqup geben wir unseren Kunden genau das, was sie wollen: maximale Sicherheit.

Schon vor der Einführung von Banqup hat Xavier Delattre sein Büro fest auf die Digitalisierung ausgerichtet. "Wir haben unsere Dokumente so weit wie möglich digital verwaltet, auch als viele unserer Mitbewerber noch weitgehend mit Papier arbeiteten. Wir waren auch immer auf der Suche nach den besten Werkzeugen dafür. Lange Zeit haben wir ein elektronisches Tool benutzt, das uns sehr geholfen hat, aber auch einige Nachteile hatte. Zunächst einmal mussten unsere Kunden immer noch alles selbst vorcodieren. Für viele von ihnen war das eine zu hohe Hürde, die sie davon abhielt, sich dem System anzuschließen. Für andere Kunden, vor allem kleinere, waren die monatlichen Kosten für das Tool das Haupthindernis."

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Kreativ mit Scannern

Um seinen Kunden dennoch ein Maximum an Digitalisierung und Automatisierung zu bieten, zog Delattre alle Register. Er tüftelte auch ein System aus, bei dem die Kunden ihre gescannten Dokumente an eine bestimmte E-Mail-Adresse mit einer bestimmten Betreffzeile schicken konnten. "An sich ein Fortschritt, aber auch nicht narrensicher: Wenn der Kunde zum Beispiel einen Fehler in der Betreffzeile machte, ging es trotzdem schief. Eine Zeit lang haben wir unseren Kunden sogar vorprogrammierte Scanner angeboten. Sie waren so eingestellt, dass sie alle gescannten Dokumente automatisch in der richtigen Weise an uns weiterleiteten. Unsere Kunden waren sehr dankbar dafür, aber wir hatten immer noch das Problem, dass die Dokumente als PDF-Dateien ankamen. Delattre bemühte sich zwar sehr um seine Kunden, aber ein einfacher Dokumentenfluss zwischen dem Kunden und seinem Büro blieb ein ferner Traum. Bis er auf Banqup.... stieß.

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Maximale Entlastung

"Dieses System ist wirklich ein frischer Wind. Der größte Vorteil ist, dass es unseren Kunden so viel Zeit und Arbeit erspart. Eigentlich wollen unsere Kunden alle das Gleiche: ihre Dokumente so einfach und schnell wie möglich zu uns bringen und sich dann nicht mehr darum kümmern müssen. Genau das können wir ihnen dank Banqup bieten."

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Laut Delattre liegt die Stärke von Banqup vor allem in zwei Dingen. Zum einen in der komfortablen Vorcodierung der Dokumente, bei der zum Beispiel auch die Metadaten automatisch erkannt und die Dokumente in ein elektronisches Format umgewandelt werden. "Das erspart vor allem unseren Kunden viel Arbeit", betont Delattre. "Aber auch wir profitieren sehr davon. Schließlich kommen alle Belege als UBL an und auch die Bearbeitung der Mehrwertsteuer wird deutlich einfacher. Damit entfällt die weitere manuelle Rechnungsbearbeitung und wir haben die Garantie, dass sich keine Fehler in der Kodierung eingeschlichen haben. Und unsere Kunden haben die Garantie, dass ihre Ausgangsrechnungen korrekt sind und schneller bei ihren Kunden ankommen, was bedeutet, dass sie auch schneller bezahlt werden."

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Die Effizienzgewinne sind vor allem in Unternehmen mit vielen kleinen Kunden spürbar. Delattre ist überzeugt, dass sein Büro je nach Art des Kunden zwischen 15 und 50 Prozent der Zeit bei der Verkaufskodierung einspart. "Vor allem, weil die Erstellung des Kundenblattes automatisch durch die UBL erfolgt. Und auch wenn der Effizienzgewinn bei den Einkäufen geringer ist, erreichen wir auch hier manchmal bis zu 15 Prozent Zeitersparnis."

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Maximierung des Potenzials

Delattre ist überzeugt, dass er das Potenzial von Banqup noch nicht voll ausschöpft. "In Zukunft möchte ich auf jeden Fall auch Zahlungsdienste nutzen. Dann wird auch die Zahlung von meinen Kunden an mich schlanker und schneller ablaufen. Ich bin wirklich sehr zufrieden mit Banqup, vor allem, weil das System so einfach zu bedienen ist, auch für meine Mitarbeiter", sagt er abschließend.

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