Wir stellen alle Dokumente so schnell wie möglich in Banup ein, weil die Plattform die ganze Arbeit für uns erledigt

Christophe Meesters gründete Fiscotax 1997 und berät zusammen mit seinen vier festangestellten Mitarbeitern ein umfangreiches Kundenportfolio, von multinationalen Unternehmen bis hin zum kleinen Selbständigen um die Ecke. Christophe: "Die großen Unternehmen beraten wir vor allem in Sachen Digitalisierung und führen auch Ratings für sie durch. Die Supermärkte, Autohäuser oder Zeitungsläden in der Nachbarschaft wiederum begleiten wir von A bis Z. Da wir ein vollständig digitales Büro sind, bringen wir sie wirklich ins 21. Jahrhundert."

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Weitgehend Plug-and-Play

Christophe hörte zum ersten Mal von Banqup durch das IAB, das Co-Sponsor der Gemeinschaftsplattform ist. " Eines Tages sah ich eine Banqup-Aktion: Zehn Büros durften Banqup in der Startphase nutzen", erinnert sich Christophe. "Ich habe sofort zugeschlagen, weil ich sehr neugierig war, was die Plattform zu bieten hatte. Wir haben in der Vergangenheit viele Programme genutzt, aber sie haben meine Erwartungen nie nahtlos erfüllt. Mit Banqup ist das ganz anders."

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Für Christophe musste die Plattform einige strenge Kriterien erfüllen. "Die Tatsache, dass Banqup von Unifiedpost unterstützt wird, schafft natürlich viel Vertrauen, aber sofort auch Erwartungen. Man weiß im Voraus, dass sie alle Regeln einhält und dass es sich um eine sichere Plattform handelt. Darüber hinaus war es mir aber auch wichtig, dass es ein einfaches System ist, das die Rechnungen ordentlich verarbeiten kann und sie auch schnell erkennt. Ein weiterer großer Vorteil von Banqup ist die Tatsache, dass es weitgehend Plug-and-Play ist. Jeder im Büro musste reibungslos damit arbeiten können."

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Ausführlich getestet

Bevor Christophe die Plattform für seinen gesamten Kundenstamm ausrollte, testete er sie zunächst ein Jahr lang intern. "In der Vergangenheit haben wir den Fehler gemacht, gleich komplett auf ein neues System umzusteigen, und das hat überhaupt nicht optimal funktioniert. Zum Beispiel war es unmöglich, eine Rechnung mit zwei Mehrwertsteuersätzen zu erfassen oder mit fortlaufenden Geschäftsjahren zu arbeiten. Deshalb haben wir uns für Banqup entschieden, es erst einmal auszuprobieren und anschließend ausgiebig zu evaluieren. Diese Bewertung war so positiv, dass wir Banqup seit Anfang dieses Jahres unseren Kunden anbieten. Um die Kunden davon zu überzeugen, ebenfalls auf Banqup umzusteigen, habe ich in unserem Büro einige kurze Seminare organisiert."

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Nach der Testphase nutzen bereits etwa 80 Prozent des Kundenportfolios von Fiscotax Banqup. Christophe: "Unsere Kunden oder Mitarbeiter scannen die Rechnungen in ihre eigene Banqup-Umgebung, wo sie in ein UBL-Format umgewandelt werden. Es beginnt eigentlich mit Robotic Process Automation: Im Hintergrund werden die UBLs abgerufen und dann im Buchhaltungspaket ExpertM verarbeitet. Das Gleiche gilt für die CODA, die digitalen Kontoauszüge und die SODA-Dateien für Personaleinträge. Dann erfolgt eine Verknüpfung mit Silverfin, auf dem die Daten aktuell gehalten werden. Auf diese Weise können die Kunden fast in Echtzeit auf alle Dokumente zugreifen."

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Die Vorteile sind vielfältig

Abgesehen davon, dass Banqup eine benutzerfreundliche Plattform ist und die Rechnungen gut verarbeitet und schnell erkannt werden, bietet sie für Christophe viele weitere Vorteile. "Für die Bearbeitung von Rechnungen ist es wirklich die ideale Plattform, die auch meinen Bedürfnissen als Zahlenmensch am besten entspricht. Der große Unterschied zu anderen Plattformen besteht darin, dass man bei Banqup jederzeit die Kontrolle über das UBL und das Dokument behält und selbst entscheidet, wie die Verarbeitung erfolgen soll. Die UBL kommt an, befindet sich im Banqup-Ordner, und ich wähle aus, in welches Programm sie importiert werden soll. Bei vielen anderen Systemen hat man diese Freiheit nicht. Sobald die UBL verarbeitet ist, haben Sie bei anderen Systemen absolut keine Kontrolle mehr über die Datei. Es ist auch wichtig, dass wir das Eigentum an den BML an sich behalten. Schließlich werden die verarbeiteten BML auf unserem eigenen Server gespeichert."

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Das finanzielle Bild

Bei der Entscheidung von Christophe spielte auch die Kostenfrage eine Rolle: "Banqup ist dank des Beitrags des IAB praktisch kostenlos, was ziemlich einzigartig ist. Ich habe mich bei anderen Anbietern umgehört, und da geht es um Tausende von Euro allein für die Implementierung, und dann sind da noch die monatlichen Kosten. Das sind Kosten, die ich meinen Kunden nicht verkaufen kann."

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Aber das ist nicht der einzige finanzielle Vorteil, denn laut Christophe bringt Banqup sogar Geld ein. "In der kurzen Zeit, in der wir die Plattform nutzen, sind wir viel effizienter geworden. Für uns ist es wichtig, dass alle Dokumente so schnell wie möglich in Banqup sind, denn dann ist die Arbeit für uns eigentlich schon erledigt. Ich merke auch, dass es im Büro weniger Stress gibt. Meistens ist alles richtig vorbereitet, so dass wir viel schneller arbeiten können."

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Zahlungsauslösung nicht länger ein Wunschtraum

Die Tatsache, dass Fiscotax in naher Zukunft auch Zahlungen über Banqup veranlassen kann, freut Christophe sehr. "Ich habe erfahren, dass sich diese Zahlungen in einer Pilotphase befinden und dass diese Funktion bald für alle eingeführt wird. Das ist ein Moment, auf den viele sehnsüchtig warten. Die Kunden haben dann selbst den kompletten Überblick und können alle Zahlungen nachverfolgen: welcher Kunde hat bereits bezahlt, welcher Lieferant muss noch bezahlt werden... Ich prophezeie schon jetzt, dass wir dann eine große Reaktion erleben werden. Diejenigen, die jetzt vielleicht noch zögern, werden dann danach fragen."